عدم دقت یا تأخیر در واردن نمودن داده ها، یکی از اشتباهات رایج حسابداری

عدم دقت یا تأخیر در واردن نمودن داده ها، یکی از اشتباهات رایج حسابداری، می‌دانیم که به‌عنوان صاحب کسب‌وکار تجاری یا مدیرعامل شرکت، شما معمولاً نقش‌ها و وظایف متعددی بر عهده داشته و لزوماً همیشه تخصص حسابداری ندارید. با تشریح چهار اشتباه رایج حسابداری، در این مطلب متوجه خواهید شد که چگونه می‌توان اشتباهات را شناسایی و تعدیل نمود.

عدم دقت یا تأخیر در وارد نمودن داده‌ها

حسابداران همواره مسئولیت نگهداری دفاتر شما را در بر عهده‌ دارند. به ‌طور کلی آن‌ها مسئولیت وارد نمودن داده‌ها را به دفاتر روزنامه و دفاتر کل حسابداری، در نرم‌افزاری مانند سپیدار همکاران سیستم بر عهده ‌دارند.

هر جا که یک کار به‌صورت دستی صورت گیرد، احتمال بروز اشتباه وجود دارد. همه ما ممکن است مرتکب اشتباه شویم. اما این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که فشردن یک کلید اشتباهی می‌تواند منجر به عدم تراز دفاتر حسابداری شود.

اگر حسابدار شما مبتلا به یک بیماری باشد، به تعطیلات رفته باشد و یا حتی بدتر از همه این شرایط استعفا دهد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ چه کسی به جای او می‌توانید کار را تکمیل کند؟ اگر وی استعفا دهد، آیا یک سیستم جایگزین وجود دارد که بتوان با استفاده از آن وظایف وی را به سرانجام رساند؟

علاوه بر نیاز شدید به مقابله در تأخیر ورود داده‌ها، گزارش‌های ناکارآمد درنتیجه فرآیندهای مالی منسوخ ‌شده و می‌تواند هزینه‌های زیادی را برای کسب‌وکار شما به همراه داشته باشد.

• اتوماسیون

اتوماسیون نه‌تنها فرآیندها را تسریع می‌ کند، بلکه درواقع هزینه حسابداری شما را نیز کاهش می‌دهد. اتوماسیون اینکار را با حذف فرآیندهای دستی و ساده‌سازی آن‌ها درجایی که ممکن است با داده‌های حشو و زائد مواجه شوید، انجام می‌دهد.

اتوماسیون ثبت ساعت کاری مثال خوبی از یک فرآیند دستی است که به صورت خودکار انجام می‌شود. قبل از آن ثبت اطلاعات زمان ورود و خروج اغلب با ورود داده‌های زائد همراه بود و این مشکل به‌سادگی با استفاده از تکنولوژی مرتفع شد. به ‌عنوان‌ مثال، شرکت شما ممکن است کارکنانی داشته باشد که مسئول ثبت ساعات کاری هستند. سپس داده‌ها وارد یک صفحه گسترده (نظیر اکسل) می‌شوند.

این داده‌ها  به ایمیل حسابدار فرستاده می‌شود که باید مجدداً وارد سیستم پرداخت حقوق و دستمزد شود. این بدان معنی است که کار مشابه‌ای چندین بار انجام می‌شود. بنابراین بهتر است که برای صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها، اتوماسیون را وارد کسب‌وکار تجاری خود کنید.

همین فرآیند اغلب برای گزارش‌های هزینه رخ می‌دهد: کارکنان ابتدا هزینه‌ها را وارد یک صفحه مشترک می‌کنند، سپس آن‌ها را به شخص دیگری برای وارد نمودن به سیستم حساب‌های پرداختنی ارسال می‌کنند، این فرآیند نیز شامل یک یا چند مرحله غیرضروری است.